学生处关于做好2014届毕业生档案整理、封装工作的通知

 各系(部):

为进一步规范学生学籍档案,做好2014届毕业生档案的整理、封装等工作,请各系部、各班级辅导员高度重视,认真做好本班级学生学籍档案整理、封装工作。现将有关通知要求如下:

一、档案填写要求:

1、所有学生档案资料必须用碳素笔、黑色中性笔书写,绝对不能用圆珠笔、铅笔、纯蓝钢笔或中性笔书写;

2、所有表格必须填写完整、规范,要求盖章、填写日期、鉴定处必须按照规定要求填写完整。

二、装档材料内容及填写要求:

(一)原招生基本材料

原招生基本材料为学生进校时的档案材料(高中),应全部装入,大专学生另需装入《考生报考登记表》,《考生报考登记表》请各班辅导员到学生处招生办夏文江处领取。

(二)学籍卡

1、学生基本信息要求如实填写,贴照片处需加盖各系部公章,统一盖在照片的右下角;

2、学生留级、休学、复学的要如实填写并装入相关文件;

3、获奖及处分情况要登记,注明何年何月荣获何种奖励或受何种处分,何年何月撤销处分;

4、每学期各科目考试成绩、毕业考试成绩要按照学校教务处成绩管理部门登记的成绩如实填写,学期操行成绩鉴定、毕业鉴定要求辅导员填写并签字或盖章;

5、毕业时间统一填写为:2014年7月1日;

6、毕业证书号要填写。

(三)学生学期鉴定表

1、学生学期鉴定表“自我鉴定”栏必须由学生本人认真填写并签名,“小组意见”由班级班长填写并签字,“班主任评语和等级”要求必须由辅导员规范填写,等级分别为“优秀、良好、合格、不合格”等;

2、学期鉴定表应在每学期结束前进行鉴定,每学期一份,即三年制大专、中专学生为4份,五年制大专为8份;

3、“学校意见”栏统一由各系部填写意见后并加盖公章;

4、“本人意见”栏在系部盖章后要返回给学生填写本人意见,并签名。

(四)实习鉴定

实习鉴定即需装入学生实习手册,学生实习结束后将实习手册交各班级辅导员处进行实习成绩登记并装入学生档案内,要求有实习医院的鉴定及加盖实习医院公章。

(五)毕业生登记表

毕业生登记表应由毕业生本人如实填写,“系(科)意见”栏由各系部填写意见并盖章,“学校意见”和“学校对其择业工作分配的意见”栏由学校办公室填写“同意推荐”意见并盖章。

(六)奖惩材料

学生奖惩资料必须认真归档,有证明材料的需装入获奖证明材料,如“奖励资格审查表”、“三好学生审批表”等,没有证明材料的可装入荣誉证书复印件,并应该在材料名称“表彰材料”栏注明份数。

(七)参加社会实践活动材料

学生在校期间参加的社会实践活动(含“三下乡”、春晖行动等)的相关证明材料应装入档案内。

(八)党团材料

学生党员的入党材料在转组织关系时需一并转走,由各系部党总支(支部)另行装档,但是团员材料和未入党的入党积极分子的培养材料应装入学生学籍档案。

(九)学籍异动材料

学生在校期间学籍异动(含留级、休学、复学等)应装入相关文件。

(十)报到证存根

(十一)毕业证复印件

三、档案袋封装要求:

(一)、档案袋封面的填写

1、类别后填写“专业名称”,各班级必须提写规范的专业名称;

2、“   字 第    号”要求字前填年级,号前填学号;

3、姓名、性别、民族、出生日期、籍贯、家庭住址要求填写完整,出生日期填到年月日,家庭住址详细到省、市、县、乡镇(办事处)、村(街道)、组 、门牌号 ;

4、“页数”栏要填写资料份数,如原招生基本材料有5份,则应填写5份,表彰材料有10份则应填写10份;

5、档案内所装材料在档案袋封面未写明的,应在“材料名称”空白栏补填该材料名称及份数,如报到证存根、毕业证复印件等。

(二)各班级要统一按照以上装档材料内容(档案袋材料名称目录)顺序整理相关资料装入档案袋;

(三)2014届各班级要在2014年6月25日前将毕业生档案整理归档,待毕业证发放及各项资料准备齐全,检查合格后方可封装;

(四)档案袋上下封口处用专用的封条纸密封、盖各系部公章,封条要粘贴整齐、平整,公章要盖清晰。

 

 

 

 

                               

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